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変わりゆく入退室管理 ~オフィスの入退室に求められるものとは~

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2017/03/11

変わりゆく入退室管理 ~オフィスの入退室に求められるものとは~

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OfficeSecurityマガジン

入退室管理システムはあって当たり前?

現在、オフィスの出入りはどのようにされていますか?

セキュリティゲートにICカードをかざしたり、指紋や静脈で認証を行ったり、最新の顔認証システムを導入されている所もあるでしょう。テンキーでパスワード入力を行っている所も少なくありません。

ひと昔前であれば、研究機関やサーバールームなど特にセキュリティが厳しい特殊な環境に設置されていた入退室管理システムですが、最近ではごく普通のオフィスでも認証を行ってから入るという光景が当たり前になりました。お昼休みのサラリーマンを見ても、首からセキュリティカードをぶら下げている人が目立ちますね。

今では「あって当たり前」の入退室管理システムですが、中小企業ではあまり導入が進んでいません。その原因はずばりコストです。直接利益を生み出すわけではない入退室管理システムに、積極的に投資を行いにくいという事情があるようです。中には営業時間内は鍵をかけずに部外者がどこへでも出入りができるという状況の会社も少なくありません。「ウチには盗られるものなんてないよ~」という感覚です。ところがそんな状況を一変させる出来事がおきました。

入退室管理システムの義務化!?

2005年4月に「個人情報保護法」が全面施行されました。
法律の内容は「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利利益を保護しなさい」というものです。

TVや雑誌のアンケート欄などに「プレゼントの発送のためだけに利用し、それ以外では利用いたしません」という趣旨の文言が記載されるようになったのもこの時期です。結果的に個人情報などのデータの取り扱いが厳しくなり、その管理を行うための環境の整備が必要となりました。

さらに追い打ちをかけたのが2015年10月に導入された「マイナンバー制度」です。マイナンバーとは国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことで、この番号を利用することで様々な行政手続きが簡略化されるというものです。
社会保障・税・災害対策の行政手続に使用するものですから、いわば国家プロジェクトです。

当然そのマイナンバーを管理する側には厳重な取り扱いが義務付けられるようになり、違反者には重大な罰則が設けられました。企業に対しても様々な対応が求められましたが、その中の一つに「物理安全管理措置」があります。

え?ウチのシステム古すぎ!?

「物理的安全管理措置」の内容には以下のようなものがあります。

・管理区域(セキュリティエリア)の制定
・管理区域への人の出入りの管理
・デスクの配置、壁やパーティションなどで管理PCを覗き見できなくする
・ワイヤーロックなどで管理PCを固定する
・記憶媒体や書類は鍵付きキャビネットに保管する

これらの対策は個人情報保護法もマイナンバー制度もほぼ同じですが、重要になってくるのが「人の出入りの管理」です。

もちろん通常の鍵のまま、鍵の運用ルールを決めて入退室の履歴を紙ベースで残すといった方法で対応は可能です。
しかし実際の業務を考えた場合、手間がかかる割に確実性に欠ける点、不正の防止が困難な点が懸念されます。

確実に人の出入りを制限し、その履歴を記録するためには管理の自動化、すなわち入退室管理システムの導入が不可欠になっており、その目的に対応できる機能を搭載したシステムへのニーズが急激に高まっています。
ただ単に「ICカードで認証」「指紋で認証」というだけでは間に合わなくなっています。古い入退室管理システムや未導入の方はこの機会に見直しを検討されてはいかがでしょうか?

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