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2017/07/11

添付ファイルのセキュリティ対策

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OfficeSecurityマガジン

添付ファイルをそのまま送っていませんか?


今や定番と言っていいほどに使用しているMicrosoft Office製品。
特にExcelとWordは、仕事をする上で欠かせないものになっていますよね。私も毎日使っています。

個人で使用する場合は特に気にならないのかもしれませんが、そのファイルを誰かと共有する時、みなさんはどのように「セキュリティ対策」をされていますか?

「セキュリティ」という言葉に敏感な時代ですので、ファイル全体にパスワードを掛けて送る。と言われる方は多いと思います。
しかし、“触られたくない情報” や “数式・忘備メモなどの見られたくない情報“についてはどうされていますか?

実は私も、相手に必要な情報のみを切り取った別名のファイルを作って、それを送っていました。
しかし、そうすると、戻ってきた時にまた元のファイルに新しい情報を入力する・・という、面倒なひと手間が発生します。

意外と簡単「保護」「非表示」機能


では、実際にどんな対策をしたらいいの??ということで、以下2つの方法をご紹介したいと思います。

・シートやブックの変更ができないように「保護」機能を使う。
・見られたくない情報は「非表示」にしてしまう。

■「保護」機能
Excelの場合:
[校閲][変更][シートの保護]または[ブックの保護]の順で選んでいただくと、パスワードを入力する画面が表示されます。
そこにパスワードを入力(確認用のパスワードも同じものを入力)するだけで設定が終了です。

Wordの場合:
 [校閲][保護][文章の保護] の順で選んでいただき、必要な項目にチェックをし、[保護の開始]を選択すると、
Excelと同じようにパスワードを入力する画面が表示されます。

■「非表示」機能
見られたくないシートを選んで右クリックし、メニューから[非表示]を選ぶと表示されなくなります。
ただ、それだけだと、同じように[再表示]を選ぶと、誰でも表示することができてしまいますので、
この後、「保護」機能を使って[ブックの保護]を行ってください。

【ご注意】
セキュリティ強化のため、長くてわかりづらいパスワードはもちろん必要ですが、それを忘れてしまうと、もう開けなくなってしまいますので、必ず覚えておいてください。

その他のセキュリティ方法もありますが・・


クラウド環境にファイルを保存して、ダウンロード用のURLを相手に送り、そこからファイルをダウンロードしてもらう。
もし、間違ったファイルを送った時など、相手がダウンロードする前に削除・修正が可能なシステムなど・・
正直に言ってしまうと、お金をかけたら・・もっと安全な「方法」や「環境」が他にもたくさんあるかと思います。

しかし、今やExcelやWordは、仕事以外の場所(例えば、学校や自治会・町内会などの小規模コミュニティ)でも、頻繁に使用する機会が増えており、いくら「大切な情報だから・・」といっても、そのためだけにたくさんの手間と時間がかかる「環境の整備」となると、少し気が重くなりますよね。

そこで・・
自分で手軽に大切な情報を守ることができる、この「保護」「非表示」機能を、さっそく使ってみませんか?

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