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テレワークで働き方改革!導入の方法とポイント

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2018/03/21

テレワークで働き方改革!導入の方法とポイント

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OfficeSecurityマガジン

テレワークは政府の「働き方改革」の中ではもっとも目玉となる変革となります。
しかし、導入にあたっては既存のオフィスでの労働と大きく変化することが多く、しっかりと仕組みをつくってテレワーカーとして働く従業員と事前に働き方の確認をすることが必要になります。

また、機器やシステムについてもこれまでとは異なる注意点が多くなります。今回はそうした導入のポイントについて詳しく見ていきましょう。

労務管理・時間管理の方法

テレワークの実施に当たっては、労務管理の方法についても従来の考え方を改定する必要があります。まず、導入前には企業内の終業規則を変更する必要があります。これまでのオフィス環境での労働を前提として就業規則ではかみ合わな部分が生じるからで、就業規則自体に直接規定を入れて改定するケースと、テレワーク勤務規定といった別個の追加規定を設けるケースがあります。

こうしたテレワーク規定を作成・変更した場合には従業員が10名以上の場合、所定の手続きを経て所轄労働基準監督署に届けることも必要になります。
またテレワークを実施する場合には、労働条件の明示、労働時間の把握、業績評価、人事管理の取り扱い、通信費、情報通信機器などの費用負担についてあらかじめ規定を作り従業員と合意して始めることが必要となります。

特に難しいのは時間管理の方法です。これまでならば特定の自社のオフィスで勤務しているわけですから勤務状況は正確に把握できましたが、テレワークでは可視化することが難しいでしょう。そのため、あらかじめ労働時間の管理方法について確認し従業員との間でルールを決めておくことが必要になります。特に始業時間や就業時間の管理は重要で、なんらかの報告や記録の方法を定めることになるでしょう。

たとえば、メールで始業を知らせる、電話による報告などが手段として挙げられますが、この点は企業によってもばらつきがあります。結局のところ、最も利用し易い方法を使って始業時間、就業時間の報告体制をとるようになっているようです。

また始業時間、終業時間の変更や業務の中断についても連絡が必要です。こちらはネットを利用した労務管理ツールを利用して在籍、離席を含めた情報管理ができるようになってきています。このようなツールを積極的に利用することが望ましいでしょう。

情報通信システム・機器のセキュリティの注意点

テレワークでは個人契約の通信インフラを利用する場合が多くなります。情報通信機器については、通常の個人パソコンとVPNシステムを利用するケースに加え、シンクライアントPCを貸与してクライアントサーバを利用するケースも増加しています。さらに通常PCに認証用のUSBキーを接続して仮想シンクライアント状態を構築し、機器は自前のPCを利用するケースも考えられます。

いずれにしても個人所有の機器の場合には、セキュリティも個人に依存しがちとなります。そのため、クラウド環境で稼働するセキュリティソフトの導入やサーバーサイドで一定以上のセキュリティを利用者全員に確保できるようなファイヤーウォールなどのシステムをあらかじめ構築し、万全を期すことが重要です。

できれば、専用のシンクライアントPCを提供することでセキュリティレベルを一定以上に保つことが重要です。

執務環境の整え方

在宅勤務の形態のテレワークの場合には自宅での作業となることからプライバシーに配慮をした作業環境についての一定のルールをつくり、それに基づいた環境整備が必要となります。

一般的には机、いす照明設備、空調に関するルール設定が必要で、場合によっては企業側から机や椅子を貸与するケースもあります。

また、モバイルワークの場合には利用デバイスの性能がすべてとなることから企業サイドで一定の要件を満たした機器を貸与することが必要になります。テレワークセンターなどのサテライトオフィスを利用する場合には、あらかじめ決められた環境要件を満たした什器等を事前設置することが必要となります。

このようにテレワークを成功させるためには事前に一定以上のルールを設定し、企業側と利用者との間でしっかり合意が形成されていることが必要になります。また、実際に利用していく過程では実情にあわせてルールを柔軟に変更し現場で確実にワークするように配慮することも必要になるのです。

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