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問題が起きる前に先回り!従業員の情報漏洩の防止策

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2017/10/25

問題が起きる前に先回り!従業員の情報漏洩の防止策

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OfficeSecurityマガジン

近年、企業の情報の取扱いについて、社員の不適切な行為が話題になることが増えました。
意識の低い社員や、悪意を持って情報を持ち出す社員など、理由は様々ですが、企業にとって社員の情報の取り扱いは常にリスクが伴います。

場合によっては企業に損害を与えたり、顧客などとのトラブルに発展したりしてしまうこともありますので、情報の取扱いについては社員全員に徹底させなくてはなりません。
では、具体的にどのようにして情報漏洩を防止すれば良いのかを詳しく見ていきましょう。

情報の扱いは入社した段階で教え込む

まず、情報の扱いに関しては、入社した段階で徹底的に教え込むことが重要です。
特に社会人歴の短い新入社員の場合、企業情報の重要さや万が一情報漏洩した場合の深刻さなどについて、いまいち理解していないことが少なくありません。

特に、SNSを利用している新入社員の場合は、悪気の有無に関わらず、企業情報をSNSに投稿してしまう可能性があります。SNSの場合、企業情報が不特定多数の人間の目に触れることになるため、収拾がつかなくなってしまう可能性があり、絶対に回避しなければいけない状況です。
情報の扱いについては、入社後すぐに教育し、どのようにして情報を取り扱うのかを理解させなければなりません。

守秘義務の誓約書を書かせて意識を高める

社員全員に守秘義務の誓約書を書かせることも情報漏洩防止策の一つです。やはり、入社段階で徹底的に情報の取り扱いを教えても、悪意を持つ社員によって外部へ持ち出されてしまう可能性があります。
また、悪意を持っていない社員であっても情報の取扱いに対して意識が低ければ思わぬトラブルや事故を招くことに繋がります。

これらの問題は教育だけではカバーできないのが現状です。これに対して可能な対策といえるのが誓約書なのです。
誓約書を記入させるだけで、情報の取扱いに関する意識が高まりますし、正式な文書として記入させられた社員としても気が引きしまることは間違いないでしょう。また、万が一誓約が破られた場合の対応や処分などについても明確に記載しておくと、より社員の意識を高めることに繋がります。

最悪の場合は刑事告訴

上述した対策を徹底しても情報漏洩の危険は十分にあります。企業にとって情報漏洩は最も避けたい深刻な状況。場合によっては企業に大きな損害を与えることに繋がりますし、その後の企業の運営も危うくなるでしょう。そのため、最悪の場合には刑事告訴を最終手段として選択肢に入れることも必要です。

社員と法廷で戦うというのは、なんとも心苦しいものがあると思いますし、企業としてもあまり公にしたくはないでしょう。しかし、企業が損害を被った以上は、被害者であるということに変わりはありません。

特に、悪意を持って情報漏洩を行った社員や、大規模な損害を被ったケースの場合には刑事告訴で対応することが重要です。これにより、他の社員が情報の取扱いについてより慎重になることが考えられますし、慰謝料等の支払いがあれば損害にあてることも可能です。
誓約書の内容として、刑事告訴をする可能性についての内容を記載しておくのも良いでしょう。

情報漏洩は企業にとって深刻な問題です。信頼していた社員によって行われたり、新入社員の意識の低さから引き起こされたりなど、そのケースは様々です。
さらに現在はネット上にて多くの情報を発信できる時代でもあるため、企業の情報が知らないうちにネット上で公開されてしまう、という可能性も十分に考えられます。

今回の記事ではそうした情報漏洩の対策について解説しました。今一度自社の状況を見直し、社員一人ひとりに情報の取扱いについて教育していきましょう。

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